PMOI SAPA Episode 1: The New PMO Value Ring Framework by Akbar Azwir

Event PMOI SAPA berjudul “PMOI SAPA Episode 1: The New PMO Value Ring Framework by Akbar Azwir” ini menampilkan Akbar Azwir, seorang praktisi dan konsultan manajemen proyek, yang membahas Kerangka Kerja PMO Value Ring yang baru.

Sesi dimulai dengan perkenalan pembicara dan gambaran singkat tentang PMO Indonesia. Inti diskusi ini berpusat pada Kerangka Kerja PMO Value Ring yang baru, yang akan dirinci dalam “Project Management Office Practice Guide” oleh PMI. Kerangka kerja baru ini menekankan fleksibilitas dan orientasi pada pelanggan, beralih dari “PM Value Ring Methodology” sebelumnya.

Beberapa tantangan utama yang dihadapi PMO disoroti, termasuk:

1. Mendemonstrasikan Nilai: PMO sering kesulitan membuktikan manfaatnya bagi organisasi.
2. Beradaptasi dengan Perubahan Teknologi: Kebutuhan PMO untuk berevolusi dengan teknologi baru, seperti AI.
3. Membangun Kepercayaan Eksekutif: Pentingnya mendapatkan kepercayaan dari manajemen.
4. Kesiapan Organisasi: Mengatasi potensi trauma dari implementasi PMO yang gagal di masa lalu.
5. Komunikasi: Mengartikulasikan manfaat PMO secara efektif kepada pemangku kepentingan.
6. Menyeimbangkan Tujuan Jangka Pendek dan Jangka Panjang: Memastikan bahwa layanan PMO memberikan manfaat langsung dan masa depan.

Kerangka kerja baru ini mengatasi keterbatasan model PMO tradisional yang seringkali terlalu sederhana, statis, dan berfokus pada struktur daripada nilai. Pendekatan baru menekankan bahwa PMO adalah penyedia layanan yang harus menyesuaikan layanannya untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

Aspek penting dari kerangka kerja baru ini adalah PMO yang berpusat pada pelanggan, yang beroperasi berdasarkan enam prinsip:

1. Pola pikir mengutamakan pelanggan.
2. Penyampaian nilai.
3. Kemampuan beradaptasi.
4. Proaktivitas.
5. Keberhasilan pelanggan.
6. Peningkatan berkelanjutan.

Kerangka kerja ini menguraikan proses 10 langkah bagi PMO untuk memberikan nilai, mulai dari “Pembangunan Kesadaran” hingga “Pengakuan Nilai”. Perubahan penting dalam panduan baru ini adalah pergeseran dari 30 “manfaat” menjadi 30 “hasil” ketika membahas kebutuhan pelanggan, membuat bahasanya lebih lugas.

Event SAPA tersebut diakhiri dengan sesi tanya jawab, di mana Akbar Azwir menjawab pertanyaan mengenai:

1. “Gold plating” dalam pembangunan PMO: Menekankan komunikasi yang jelas dan pemahaman kebutuhan pelanggan untuk menghindari masalah.
2. Mengelola ekspektasi pemangku kepentingan yang berubah: Menyarankan untuk membiarkan pelanggan menentukan hasil yang mereka inginkan dari 30 opsi yang tersedia.
3. Model kematangan PMO: Mengonfirmasi bahwa panduan baru mencakup model kematangan dengan skala 1-5, di mana setiap dari 26 layanan PMO memiliki karakteristik kematangannya sendiri.
4. Membangun kepercayaan untuk PMO baru: Menekankan pentingnya memahami strategi, struktur, budaya, dan spesifikasi industri organisasi, dikombinasikan dengan mandat yang jelas dari manajemen.
5. Perubahan pada sertifikasi PMOCP: Mengumumkan bahwa ujian PMOCP yang baru akan diumumkan pada 4 Februari, dengan tingkat kesulitan yang lebih tinggi (level 3-4, berpotensi 5) dan pergeseran dari sertifikasi seumur hidup menjadi siklus pembaruan 3 tahun.
6. Menangani klien eksternal yang tidak komunikatif: Menyarankan PM untuk membangun hubungan yang kuat dan menemukan titik temu dengan klien.
7. Strategi edukasi yang efektif untuk PMO: Menyoroti bahwa pelanggan tidak perlu diedukasi tentang proses PMO, melainkan PMO itu sendiri perlu fleksibel dan memahami kebutuhan pelanggan.

Sesi ditutup dengan penyerahan sertifikat kepada Akbar Azwir dan sesi foto bersama.